Betriebskostenabrechnung leicht erklärt: Rechte, Pflichten und Tipps

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung ist für Mieter und Vermieter wichtig, denn eine falsche Abrechnung führt zu vermeidbaren Streitigkeiten. Erfahren Sie, worauf bei den Betriebskosten zu achten ist, welche Rechte und Pflichten gegeben sind und wie die Abrechnung unkompliziert, transparent und zeitsparend gelingt.

Die Betriebskostenabrechnung ist eine Aufstellung aller Kosten, die in der Abrechnungsperiode für ein Gebäude angefallen sind. Die Abrechnung wird üblicherweise von der Hausverwaltung erstellt. Diese Übersicht ist für Mieter und Vermieter relevant, da viele Positionen aus der Betriebskostenabrechnung an Mieter weiterverrechnet werden dürfen, manche jedoch durch den Vermieter zu tragen sind. Beide Seiten sollten daher Interesse an möglichst niedrigen Nebenkosten und an einer korrekten Abrechnung haben, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Für die Bezahlung der Betriebskosten stellt die Hausverwaltung eine monatliche Akontozahlung (= Abschlagszahlung) an den Eigentümer der Immobilie. Dieser wiederum verrechnet jene Anteile der Nebenkosten, die auf den Mieter übertragen werden dürfen, monatlich als Akontozahlung an den Mieter weiter. In der jährlich erstellten Betriebskostenabrechnung, „Jahresabrechnung“ genannt, wird dann klar, ob die Akonto-Zahlungen zu hoch oder zu niedrig waren. Somit ergibt sich ein Guthaben oder eine erforderliche Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung.

Gemeinsam mit der Jahresabrechnung der Betriebskosten wird typischerweise auch neue Vorschreibung für die künftigen Betriebskosten übermittelt. Diese Vorschreibung zeigt, welche monatlichen Beträge für die Betriebskosten in den nächsten 12 Monaten zu zahlen sind. Eigentümer erhalten außerdem eine Aufstellung der Reparaturrücklage für das Gebäude und eine Information, ob die Zahlungen zu den monatlichen Rücklagen angepasst wird oder wie bisher verrechnet wird.

Damit die Betriebskostenabrechnung korrekt erfolgt, müssen sowohl gesetzliche Vorgaben als auch Fristen genau beachtet werden. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gegeben sind, hängt von der Art der Immobilie ab.

Welche Gesetze regeln die Betriebskostenabrechnung?

Bei Neubauwohnungen wird im Mietvertrag festgelegt, welche Positionen aus der Betriebskostenabrechnung an den Mieter weiterverrechnet werden dürfen. Gibt es keine Regelung, so müsste theoretisch der Vermieter (laut § 1099 ABGB) alle Lasten und Abgaben selbst tragen – auch die Betriebskosten. Daher findet sich in praktisch allen Mietverträgen im Neubau eine Definition dazu, welche Nebenkosten verrechnet werden. Da in diesem weniger regulierten Segment de facto Vertragsfreiheit herrscht, können unterschiedlichste Vereinbarungen getroffen werden. Einzig grob benachteiligend oder gar sittenwidrig darf die Regelung nicht sein.

Wesentlich mieterfreundlicher ist die Situation bei Altbauwohnungen. Im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes (MRG) wird taxativ aufgelistet, welche Kosten weiterverrechnet werden dürfen. Die Auflistung der zulässig weiterverrechneten Positionen gilt auch für geförderte Wohnbauten, die dem Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG) unterliegen. Es dürfen daher nur exakt jene Nebenkosten an den Mieter verrechnet werden, die auch in der gesetzlich vorgegebenen Liste genannt sind.

Bei Gebäuden, die über eine Hauszentralheizung verfügen, ist ergänzend dasHeizkostenabrechnungsgesetz zu berücksichtigen. Dieses Gesetz regelt, wie die Kosten einer Zentralheizung auf die einzelnen Parteien im Haus umgelegt werden müssen. Die Vorgaben für die Abrechnung von Heizungs- und Warmwasserkosten, bei einem Haus mit Zentralheizung, sind komplex. Üblicherweise beauftragt daher die Hausverwaltung bzw. die Eigentümergemeinschaft des Gebäudes ein spezialisiertes Unternehmen (z.B. ISTA) damit, die Abrechnung vorzunehmen.

Fristen für die Betriebskostenabrechnung: Worauf müssen Sie achten?

Die Betriebskostenabrechnung muss bis spätestens 30.6. des auf das Abrechnungsjahr folgenden Kalenderjahres bereitgestellt werden. Ein Guthaben oder eine Nachzahlung müssen zum übernächsten Zinstermin bezahlt werden.

Hierzu ein Beispiel: Die Betriebskostenabrechnung wird dem Mieter am 10. April bereitgestellt. Es wird eine Nachzahlung in Höhe von € 100 fällig. Diese wird jedoch nicht mit der nächsten Miete, die Anfang Mai abgebucht wird, eingehoben, sondern eben erst zum übernächsten Zinstermin, also im Zuge der Mietzahlung Anfang Juni.

Die Betriebskostenabrechnung prüfen macht jedenfalls Sinn, sobald Sie diese erhalten haben. Ein Einspruch gegen die Abrechnung ist binnen drei Jahren möglich (Ausnahme: Genossenschaftswohnungen, hier gilt eine 6-Monatsfrist für den Einspruch). Gibt es tatsächlich zu viel verrechnete Kosten, müssen diese rückerstattet werden. Wenn Sie sich bezüglich einer Position in der Abrechnung unsicher sind, ob diese berechtigt ist oder nicht, wenden Sie sich am besten als erstes an den Vermieter bzw. die Hausverwaltung. Rechnungen müssen offengelegt werden und so wird schnell nachvollziehbar, ob der Betrag korrekt ist und zurecht verrechnet wurde.

Beispiele für typische Fristen in Österreich

Wichtige Fristen rund um die Betriebskostenabrechnung sind:

• Erstellung der Abrechnung bis zum 30. Juni des Folgejahres.
• Gutschrift bzw. Nachzahlung müssen zum übernächsten Zinstermin, ab Bereitstellung der Jahresabrechnung, bezahlt werden.
• Eine nachträgliche Prüfung der Abrechnung ist binnen drei Jahren möglich (Achtung: Ausnahme Genossenschaftswohnungen).

Empfehlenswert ist, bei der Hausverwaltung jedenfalls auf eine zügige Abrechnung zu pochen.Sobald die Abrechnung vorliegt, prüfen Sie diese am besten umgehend und nehmen Sie, je nach Bedarf, Einsicht in die Rechnungen.

• Strom für Beleuchtung des Stiegenhauses und Gemeinschaftsflächen
• Versicherungsprämien für Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschaden
• Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschaden, sofern mehr als die Hälfte der Mieter dieser Überwälzung zugestimmt hat
• Verwaltungshonorar
• Hausreinigung inkl. Schneeräumung
• öffentliche Abgaben
• Laufende Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen (Lift, Heizung, Spielplatz, Schwimmbad, Sauna, Waschküche, Grünanlagen, Gemeinschaftsräume etc.) wie z. B. Strom, Service, Wartung, Energiekosten, Rasenmähen etc.

Diese Auflistung ist im MRG ab § 21 zu finden. In den betroffenen Immobilien dürfen ausschließlich diese Kosten an Mieter weiterverrechnet werden – jede Abweichung ist unzulässig. Die Auflistung gilt juristisch als „taxativ“, was so viel wie „abschließend“ bedeutet. Es gibt somit keinen Spielraum, um doch noch andere Kosten weiter zu verrechnen.

Bei Neubauwohnungen entscheidet die vertragliche Vereinbarung darüber, welche Kosten an die Mieter verrechnet werden dürfen. Eventuell kann es dadurch zu etwaigen Mehrkosten für Mieter kommen, beispielsweise wenn zusätzlich Kosten für die Wartung einer Sprinkleranlage im Haus verrechnet werden. Bei der Anmietung einer Neubauwohnung sollte daher genau geprüft werden, ob die im Mietvertrag aufgelisteten Nebenkosten-Positionen üblich sind oder ob es hier eventuell überraschende Zusatzkosten gibt.

Tipp: Informieren Sie über grundsätzliche Vor- und Nachteile eines Neubaus in unserem Ratgeber Umbau oder Neubau?: Eine Entscheidungshilfe.

Mieter, die sich unsicher sind, ob die Betriebskostenabrechnung korrekt ist, können die Aufstellung unabhängig prüfen lassen – beispielsweise durch die Arbeiterkammer und die Mietervereinigung, egal, ob Neubauwohnung, Altbau oder geförderter Wohnbau.

Die Ausgangsbasis für die Betriebskostenabrechnung, die an den Mieter übermittelt wird, bildet die Abrechnung der Hausverwaltung. Folgende Schritte müssen Vermieter beachten, um eine korrekte Betriebskostenabrechnung zu erstellen: 

Schritt 1: Bei Hausverwaltung Abrechnung einfordern
Damit Sie als Vermieter genug Zeit für die Weiterverrechnung der Kosten an den Mieter haben, erinnern Sie die Hausverwaltung am besten bereits im April an die noch ausständige Abrechnung.

Schritt 2: Abrechnung der Verwaltung prüfen
Sobald Sie die Abrechnung der Hausverwaltung erhalten haben, prüfen Sie, ob augenscheinliche Fehler vorhanden sind und richten Rückfragen an diese.

Schritt 3: Entfernung nicht-umlegbarer Kosten aus der Abrechnung
Die Ihnen bereitgestellte Abrechnung können Sie gleich weiterverwenden. Entfernen Sie aus der Kalkulation jene Kosten, die Sie als Vermieter selbst tragen müssen und übernehmen Sie die sonstigen Werte. Daraus lässt sich auf Basis der Summe der bereits entrichteten Akontozahlungen das Ergebnis (Guthaben oder Nachzahlung) zügig berechnen.

Schritt 4: Kommunikation mit dem Mieter
Kontaktieren Sie den Mieter, stellen Sie die Abrechnung fristgerecht bereit und machen Sie darauf aufmerksam, dass alle Rechnungen bei der Hausverwaltung eingesehen werden können. Zusätzlich können Sie dem Mieter auch die von der Hausverwaltung erstellte Abrechnung senden und erklären, welche Positionen Sie bei seiner Abrechnung entfernt haben. So ist besonders transparent nachvollziehbar, wie es zum Ergebnis der Nebenkostenabrechnung gekommen ist.

Für Vermieter ist es entscheidend, die Betriebskosten genau zu berechnen und zugleich die eigene Finanzierung im Blick zu behalten. Unser Mieten-oder-Kaufen-Rechner bietet eine einfache Möglichkeit, die langfristigen Kosten einer Mietwohnung mit denen einer eigenen Immobilie zu vergleichen. Nutzen Sie ihn, um fundierte Entscheidungen über Ihre Wohn- oder Investitionspläne zu treffen und die finanzielle Tragfähigkeit Ihrer Immobilie zu bewerten.

Für geplante Kredite:

Zur Optimierung bestehender Kredite:

Grundsätzlich erhalten Vermieter eine Betriebskostenabrechnung von der Hausverwaltung bereitgestellt. In dieser ist zu prüfen, ob Positionen enthalten sind, die nicht an den Mieter weiterverrechnet werden dürfen. Die meisten Hausverwaltungen rechnen, gleichzeitig mit den Betriebskosten, auch die Reparaturrücklage mit ein. Diese ist beispielsweise eindeutig durch den Eigentümer zu tragen und darf nicht weiterverrechnet werden.

Fehler können somit unkompliziert vermieden werden, indem die Abrechnung von der Hausverwaltung erstellt wird und Vermieter jene Positionen aus der Kalkulation entfernen, die nicht auf Mieter umlegbar sind. Wenn Sie sich als Vermieter bei der Abrechnung unsicher sind, fragen Sie am besten bei der Hausverwaltung nach – diese sollte wissen, welche Beträge weiterverrechnet werden dürfen.

Vielleicht möchten Sie die Abrechnung nicht beeinspruchen, aber besser nachvollziehen können, wie es zu den abgerechneten Beträgen kommt? Dann nutzen Sie das Einsichtsrecht. Alle Rechnungen, die in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt wurden, dürfen eingesehen werden. Das sorgt für Transparenz und zeigt, wofür bestimmte Kosten im Detail angefallen sind, da auf der Rechnung typischerweise eine genauere Leistungsbeschreibung vorhanden ist als in einer überblicksartigen Jahresabrechnung.

Die Betriebskostenabrechnung in einem Mehrparteienhaus mit unterschiedlichen Eigentümern wird grundsätzlich von der Hausverwaltung erstellt und den Eigentümern zur Verfügung gestellt. Als Eigentümer müssen Sie also nur noch jene Beträge entfernen, die nicht den Mieter betreffen und schon haben Sie eine korrekte Abrechnung vorliegen.

Wenn Sie über zahlreiche Wohnungen in verschiedenen Häusern verfügen, kann es vorteilhaft sein, für die Abrechnung eigens ein Unternehmen zu beauftragen, welches dann die Abrechnungen der einzelnen Hausverwaltungen erhält und diese so anpasst, dass eine korrekte Abrechnung für den jeweiligen Mieter entsteht. Es ist naheliegend, jene Hausverwaltung zu beauftragen, die ohnehin schon einige Häuser betreut, in denen Sie eine Wohnung besitzen. Doch auch ein anderes Unternehmen kann diese sogenannte „Subverwaltung“ für Sie übernehmen.

Sollten Sie ein gesamtes Zinshaus besitzen, so können Sie eine Hausverwaltung nicht nur damit beauftragen, die Betriebskosten an Sie als Eigentümer abzurechnen, sondern zusätzlich auch die einzelnen Abrechnungen für die Parteien anzufertigen.

Der gesamte Abrechnungsprozess sollte digital erfolgen. Die Kalkulation kann einfach in Excel oder einer eigenen Hausverwaltungs-Software vorgenommen werden. Außerdem werden alle Rechnungen des Jahres abgespeichert, da Eigentümer und Mieter Einsicht in die Belege nehmen dürfen. Zeitgemäße Hausverwaltungen nutzen Softwarelösungen, um alle relevanten Daten an einem zentralen Ort zu speichern und jederzeit abrufbereit zu haben.

Vermieter sollten vor allem darauf achten, eine zuverlässige Hausverwaltung zu beauftragen.Ein professionelles Unternehmen erstellt fehlerfreie Abrechnungen für ein Gebäude. Für die Umlegung der Betriebskosten auf den Mieter ist es wichtig, genau und korrekt vorzugehen, da es ansonsten zu Rückforderungen von zu viel bezahlten Beträgen kommen kann.

Entscheidend ist auch die gute und offene Kommunikation mit dem Mieter. Einsicht in Belege anbieten und das Abrechnungsdokument der Gebäudeverwaltung bereitstellen trägt zu einem vertrauensvollen Verhältnis bei und beugt Missverständnissen vor.

Aus Mieter-Perspektive ist bei der Betriebskostenabrechnung wichtig, dass diese pünktlich übermittelt wird und es sich um eine gut nachvollziehbare, übersichtliche Darstellung der Kosten handelt. Die Abrechnung ist normalerweise ein strukturiertes Dokument, das weitgehend einfach verständlich ist. Idealerweise wird auch aufgelistet, welche Zahlungen bisher monatlich geleistet wurden, damit direkt ersichtlich ist, wie die Summe der Gutschrift bzw. Nachzahlung zustande kommt.

Zu hinterfragen sind vor allem Positionen, die unklar benannt wurden (wenn z.B. etwas nur als „Sonstige Gebühr“ bezeichnet wird). Sollten mögliche Unstimmigkeiten vorliegen, fragen Sie Ihren Vermieter nach einer Erklärung oder sprechen Sie direkt mit der Hausverwaltung. Sofern Unklarheiten nicht auf diesem Wege beseitigt werden können, steht es Ihnen immer noch offen, die Abrechnung professionell prüfen zu lassen. Mit der Jahresabrechnung erhalten Mieter typischerweise auch die neue Vorschreibung für künftige Betriebskosten. Der neue Betrag weicht fast immer von den bisher bezahlten Betriebskosten ab. Denken Sie daher daran, Ihren Dauerauftrag für die Bezahlung zu ändern, sofern kein Abbuchungsauftrag vorhanden ist.

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